fbpx
الأحد, أكتوبر 20, 2019

كيفية تنظيم الوقت

الوقت هو عمر الإنسان وحياته كلها..الوقت مورد غير قابل للتخزين وغير قابل للبدل او التعويض.
وادارة الوقت من أرقى الفنون والمهارات الحياتية على الإطلاق ، ويعتبر التخطيط أهم العناصر الرئيسية في الإدارة.

مهارات ادارة الوقت :-

1- مهارات التخطيط
2- مهارات التنظيم
3- التركيز لمعرفة مضيعات الوقت
4- مهارات تحديد الاولويات

5- مهارات التوجيه والمتابعة

وسائل ادارة الوقت:-

هناك وسيلتان لادارة الوقت وهما :-

1- الوسائل التقنية : يمكن استغلال الأجهزة والوسائل التقنية في ادارة الوقت مثل الحاسبة الالية والهاتف والانترنت والبريد الالكتروني ، حيث توفر هذه الوسائل الوقت والجهد كما أنها تمتاز بسرعة ودقة عالية جدا.

2- الوسائل غير التقنية : ويعتبر هذا الإسلوب إتكاليا حيث يعتمد فيه الإنسان على الغير في تنظيم وقته ، وبالرغم من ذلك فإن له فوائد متعددة ، منها رفع مستوى الفاعلية والكفاءة وتوفير الوقت والجهد .

معوقات تنظيم الوقت : 

المعوقات لتنظيم الوقت كثيرة وعلينا تجنبها قدر المستطاع ، ومن أهم هذه المعوقات ما يلي:-

1- عدم وجود أهداف ذكية  أو خطط .
2- التكاسل والتأجيل ، وهذا أشد معوقات تنظيم الوقت .
3- النسيان ، وهذا يحدث لأي شخص لا يدون ما يريد انجازه ، فيضيع الكثير من الوقت والواجبات .
4- مقاطعات الاخرين وأشغالهم ، والتي قد لا تكون مهمة ، فحاول أن تعتذر بكل لباقة ، لذى عليك أن تتعلم قول لا لبعض الأمور.
5- عدم إكمال الأعمال ، أو عدم الإستمرارفي التنظيم نتيجة الكسل أو التفكير السلبي تجاه التنظيم .
6- سوء الفهم للغير، مما يؤدي الى مشاكل تلتهم وقتك .

خطوات تنظيم الوقت

لكل شخص طريقته في تنظيم وقته ، المهم أن يتبع الأسس العامة لتنظيم الوقت ، وهناك خمس خطوات رئيسية يجب الألتزام بها في فن ادارة الوقت

1- تحديد الأهداف : لتنظيم الوقت بشكل جيد وفعال عليك تحديد أهدافك في هذه الحياة ، فعندما يعرف الشخص أن هو ذاهب يمكنه معرفة ما يجب القيام به ، فبدون تحديد الأهداف يضيع الإنسان وقته بين الواجبات والاولويات . والكثير يهمل تحديد الأهداف لأنه يتطلب بعض الوقت والجهد ، ولكن هذا الوقت المستهلك في تحديد الأهداف يوفر عليك الكثير من الوقت في تنفيذ وتحقيق الأهداف والوصول لطموحك.
2- ترتيب الأولويات : وهي من الخطوات المهمة في فن ادارة الوقت وتعني بالقيام وانجاز المهام الهامة التي تخدم تحقيق أهدافك التي حددتها مسبقا ، فمعظم الأفراد لديهم الكثير من القوائم بالمهام التي يريدون انجازها ويكون ترتيب هذه المهام غيرمنظم بحسب الأولوية ، فنجد بعض الأشخاص ترتب المام من الأسهل للأصعب أو العكس. ومن أجل العمل بكفاءة وفاعلية يجب انجاز المهام الهامة والأعلى قيمة والأكثر تأثيرا في تحقيق النتائج والأهداف ، وليس الإهتمام بالمهام ذات التأثير الأقل حتى وإن كانت ملحة وضرورية.
3- ادارة الأحداث المفاجئة : كثير من الأحداث المفاجئة والمقاطعات تحدث يوميا في حياتنا ، لذا وجب عليك معرفة ادارة هذه الأحداث ، وما يساعدك على ذلك معرفة الأهداف ووضع خطة واضحة وترتيب المهام حسب الأولويات . وعليك توخي الحذر من الأحداث والمشاكل التي بمقدورها اهداروقتك وطاقتك ، لذلك عليك تدوين الأحداث المفاجئة اليومية واعادة ترتيب الأولويات وهل يمكن لأحد غيرك انجازها أو تأجيل تنفيذها في وقت لاحق.

كيفية ادارة الاحداث المفاجئة : حاول تسجيل جميع الأحداث المفاجئة والأشخاص التي تنتمي اليهم تلك الأحداث خلال اليوم وعمل فلترة وإعادة تقييم انجاز مهامك الموضوعة في ذاك اليوم حتى تستطيع التعامل معها واتمام مهامك ، ويمكنك طلب المساعدة وتفويض شخص اخر لانجازها .

ومن أكثر العوامل التي تسبب تعطيل مهامك اليومية هي المكالمات الهاتفية ،فأحرصى على تخصيص وقت للرد على المكالمات حسب أهميتها.
وكذلك تحتاج الي تخصيص وقت للرد على الرسائل النصية والايميلات.

تعلم أن تقول ( لا ) لبعض المهام والطلبات الغير ضرورية المطلوبة منك ، أو فوض شخص اخر للقيام بها .
واجعل الأفراد الذين من حولك  على دراية بالأوقات التي تكون فيها متاح وتستطيع سماعهم او مساعدتهم وبالأوقات التي لا تكون فيها متاح وتأجيل تلك الطلبات.

4. تجنب المماطلة والتسويف : إن من أهم أبرز عوامل الفشل في تنفيذ المهام هي التأجيل والمماطلة ،
فتأجيل المهام وعدم الإلتزام بمواعيد التنفيذ والإنجاز يجعل الفرد غارق في المهام المتراكمة .
لذا ينصح بعمل قائمة بالمهام اليومية والإلتزام بانجازها في الوقت المحدد لها .

وللتغلب على المماطلة : هي معرفة وتسجيل الأسباب والتغلب عليها ، وكافئ نفسك عند الإنتهاء وتنفيذ المهام في الوقت المحدد، وتذكير نفسك بالعواقب الوخيمة لعدم قيامك بانجاز تلك المهام .

 5- الجدولة : يرجع ادارة الوقت الجيدة الى الجدولة الجيدة والفعالة لوقتك وتقسيمه بين المهام المطلوبة منك . 
فعندما تكون محدد أهدافك ومخطط لها التخطيط السليم وفق الأولويات يمكنك عمل جدول لوقتك ولمهامك يساعدك على البقاء في الطريق الصحيح والاستمرار حتى تحقيق أهدافك وطوحك.

وعند وضع جدول بمهامك اليومية التي تخدم تحقيق أهدافك تكون مسيطرا على وقتك ، وتذكر ترك بعض الوقت للأحداث الطارئة .

إن ادارة الوقت يعتبر من الجوانب المهمة التي يحتاجها الفرد ليكون ناجحا في هذه الحياة ،
ومدى نجاحه يعتمد على مدى اتقانه في توزيع وقته وادارته ،

الشخص الذي لا يستطيع ادارة وقته لا يستطيع ادارة اي شيئ. 

ترك تعليق

مقالات ذات صلة

أقرأ ايضا

ترك تعليق