fbpx
السبت, فبراير 16, 2019

10 حالات عندما يكون الاجتماع غير ضروري

عندما يتم استدعائنا إلى اجتماع ، كيف يمكننا أن نعرف ما إذا كان ينبغي علينا الحضور أم لا؟
 هل كلهم ​​مضيعة للوقت؟ لا!الاجتماعات ضرورية ويمكن أن تكون أداة مفيدة وفعالة في الشركات . 
الشيء هو ، بعض المواقف لا تتطلب عقد اجتماع . 

إلقاء نظرة على هذه الحالات العشرة عندما لا يكون لديك اجتماع:

1- إذا لم يحدد أي شخص جدول الأعمال

بدون جدول أعمال يتم فيه تحديد الأهداف والمواضيع التي سيتم التعامل معها من قبل ، سيكون من المستحيل عمليا فهم الاجتماع.
 وضع جدول الأعمال مقدما ، لا بد من تحديد وتيرة الاجتماع والتركيز على القضايا ذات الصلة . 
عندما يكون لديك ، يمكنك استدعاء الحضور.

2- إذا لم يتم احترام الالتزام بالمواعيد

القاعدة رقم 1 للاجتماعات لتكون مثمرة في الواقع هي الوقت. يجب عليك تجنب عدم حضور الاجتماعات التي لا تحدد المدة المناسبة واحترام وقت التحدث ، ولكن أيضًا أولئك الذين يبدأون في وقت متأخر. معاقبة التأخر من
أجل الكفاءة.

 3- مواقف مرتجلة

ينبغي عقد الاجتماعات في الوقت المناسب لتكون قادرة على تنظيم جدول الأعمال والسماح للحاضرين بما يكفي من الوقت لإعداد خطبهم. لا تسمح للاجتماعات المرتجلة بمقاطعة تخطيطك.

4- إذا أخذوا الكثير من وقتك

عند الاتصال باجتماع ، يتم تعيينه عادةً لمدة ساعة واحدة. الغالبية العظمى منهم يمكن القيام بها في نصف الوقت المحدد. تجنب الاجتماعات الطويلة!

5- المؤتمرات بدلا من الاجتماعات

من المهم تعيين مشرف لضمان الالتزام بالمواضيع والأهداف المختلفة ، ولكن لا ينبغي أن يدور الاجتماع حول
شخص واحد فقط وكلمتهم.
ينبغي أن يكون الاجتماع مفيدا لتبادل الأفكار ومناقشة وتقديم المقترحات.
تجنب الاجتماعات التي لا يمكنك المشاركة فيها بفعالية.

 6- إذا كان هناك الكثير من الناس

من غير المرجح أن تكون الاجتماعات مع عدد كبير من المشاركين مثمرة ، حيث لن تتمكن من إجراء محادثات ذات مغزى أو اتخاذ قرارات مهمة.

7- إذا كان الموضوع لا يؤثر عليك مباشرة

إذا لم تكن مشاركًا في الموضوع الذي ستتم مناقشته في الاجتماع ، فلا يوجد سبب لك للحضور.
احضر فقط تلك الاجتماعات التي تعتبر مشاركتك فيها أساسية.

8- إذا لم يكن لديك توافر

لا يمكننا أن نكون في مكانين في نفس الوقت ، لذلك قم بإلغاء تلك الاجتماعات التي تتداخل في جدولك الزمني ؛ سترى انخفاض مستوى الإجهاد لديك.

9- إذا كان وقت الغداء

وقت الغداء يمكن ويجب أن يستخدم لأشياء كثيرة ، ولكن لا يجب أن يتحول إلى اجتماع عمل آخر. 

10- إذا كنت في وقت عملك المنتج أو في نهاية يوم العمل

تجنب الاجتماعات التي تؤثر على ساعات عملك الإنتاجية ، واستخدم هذا الوقت في العمل من خلال أهم المهام. لنفس السبب ، حاول عدم عقد الاجتماعات أو حضورها في وقت لاحق من اليوم. ربما لن تصل إلى أي استنتاجات ولن تتخذ القرارات لأن الناس متعبون ومشتتا.

باختصار ، غالباً ما ندعو إلى عقد اجتماع ، ولكن قبل اتخاذ قرار ما إذا كنا سنحضر ذلك الاجتماع أم لا ، يجب أن نسأل أنفسنا ما إذا كان الأمر سيكون مثمرًا بالنسبة لنا ولن يعني مضيعة للوقت.
إذا توقفنا عن حضور الاجتماعات غير الضرورية ، فسنعمل على تحسين إنتاجيتنا.

 ما هي الاجتماعات التي تعتقد أنه يمكنك تجنبها؟

ترك تعليق

مقالات ذات صلة

أقرأ ايضا

ترك تعليق